Programma 6 | Bestuur en dienstverlening

• We willen een verbindend bestuur zijn. Een bestuur dat de verbinding legt en onderhoudt naar de raad, de inwoners, bedrijven en organisatie. Een bestuur dat zichtbaar aanwezig is in de dorpen, de contacten onderhoudt met de besturen van plaatselijk belang / bewonerscommissies en luistert naar wat er speelt in de dorpen.
• We willen een eerlijk en betrouwbaar bestuur zijn dat, ook al is de boodschap niet zo aangenaam, dit open en eerlijk brengt. Initiatieven vanuit de dorpen worden door ons op adequate wijze behandeld.
• Een goede samenwerking met de raad zien we als een basisverantwoordelijkheid van dit college. Daarom willen we aan het begin van deze periode een aantal basisafspraken maken tussen college en raad.
• Inwoners, bedrijven en organisaties in onze gemeente vormen een belangrijke partij om nieuw beleid of projecten mee vorm te geven. We willen onze inwoners, bedrijven en organisaties dan ook nadrukkelijk betrekken bij het opstellen van nieuw beleid of het uitvoeren van projecten in de leefomgeving. De politieke debatten over het nieuw beleid of het uitvoeren van projecten willen we in de dorpen laten plaatsvinden.
• We willen dat iedereen, hoe verschillend we ook zijn en met welke beperkingen en uitdagingen we ook kampen, volwaardig onderdeel kan en mag zijn van de samenleving.
  
  

• We zijn zichtbaar als bestuur. Dorpen en inwoners worden betrokken bij tal van (beleids)zaken van onze gemeente. Bijvoorbeeld over het onderwerp langer thuis blijven wonen.
• We hebben geconstateerd dat het laten plaatsvinden van politieke debatten over het nieuw beleid of het uitvoeren van projecten in de dorpen zelf niet uitvoerbaar is. 
• We ontwikkelden de organisatie verder door. Dit hebben we onder andere gedaan door een Medewerkers Tevredenheid Onderzoek uit te voeren. 
• We werken aan een inclusieve samenleving. Hiervoor hebben we een beleidsadviseur inclusie in dienst, die zich bezig houdt met de gemeente zo inclusief mogelijk te maken. 
  
  

De formatie bestaat uit het begrote aantal formatieplaatsen op 1 januari 2023 per 1.000 inwoners. Bezetting is het aantal fte’s dat werkzaam is per 1.000 inwoners op 1 januari 2023 (formatie minus vacatureruimte). 

• We hebben gewerkt met de Samenwerkingsagenda. 
• In 2023 hebben we de startnotities inwonersparticipatie, accommodatiebeleid, stikstof en financiën en planning en control met de raad besproken.
• We zijn gestart met het opstellen van een mid-term review met daarin de voortgang van de Samenwerkingsagenda en het collegeakkoord. 
• Het participatiebeleid is vastgesteld in de raad. Waarin ook besluiten zijn genomen over het digitaal jongerenpanel, een ‘pop up’ kinderadvies raad, een ‘pop up’ jongerenadviesraad en een kinderburgemeester. Daarnaast is formatie beschikbaar gesteld voor een adviseur inwonerparticipatie die de uitvoering van inwonersparticipatie aanjaagt, coördineert, ondersteunt en borgt.
• We hebben gewerkt aan de projecten van de ontwikkelagenda Fit voor de Toekomst. Ook zijn we doorgegaan met het ontwikkelen van programmatisch werken en is een start met projectmatig werken gemaakt.
• De Lokale inclusie agenda is geactualiseerd en de uitvoering is opgepakt (intern en extern). Zie ook programma 1.
• Ook in dit jaar hebben we gewerkt aan het verder concretiseren en optimaliseren van de OWO-samenwerking. Zie verder paragraaf 8. 
  
  

Inwoners (een zo breed mogelijke groep, inclusief jongeren) merkten dat de gemeente hen op allerlei manieren gelegenheid geeft hun mening en ideeën te laten horen over actuele onderwerpen waar de gemeente mee bezig is. 

• Visiedocument Ooststellingwerf (2016)
• Strategische samenwerking OWO-gemeenten
• Bestuursovereenkomst OWO
• Rapportage evaluatie OWO-samenwerking
  
  

• We willen een betrouwbare en laagdrempelige overheid zijn. 
• Voor het vertrouwen in de lokale democratie zijn kwaliteit en snelheid van de gemeentelijke diensten en goede en zorgvuldige communicatie van groot belang.
• De inwoner is tevreden over de dienstverlening (minimaal een 7,5 in 2024).
• We voldoen aan de vereisten van het VN-verdrag iedereen doet mee! (inclusie).
• We richten processen in vanuit de klantketen.
• We handelen 90% af binnen de servicenorm.
• We sturen op het voorkómen van onnodig contact met onze inwoners.
• We streven naar een integraal klantbeeld (omnichannel dienstverlening).
• Naast direct contact met inwoners aan de servicebalie, is de inzet om zoveel mogelijk producten digitaal beschikbaar te stellen.
  
  

• Minder onnodig contact met inwoners door snellere afhandeling terugbelnotities.
• Er worden steeds meer producten digitaal aangeboden, zoals het verlengen van een rijbewijs en verzoeken om kwijtschelding of betalingstermijnen. Daarnaast blijft contact mogelijk aan de publieksbalie voor alle producten.
• Processen in gang gezet ten aanzien van inclusie. De toiletten in het gemeentehuis zijn inmiddels opgenomen in de 'Hoge nood app';
• Kanaalsturing in gang gezet met als doel de inwoner met zijn vragen sneller naar de juiste plek te sturen.
  
  

• We sturen consequent en actief op de bereikbaarheid van medewerkers en op de afhandeling van telefoontjes, vragen en meldingen van inwoners.
• Zodra nieuwe digitale producten en diensten beschikbaar zijn, activeren we die voor onze inwoners en ondernemers.
• In het kader van ondermijning en ID- en adresfraude wordt wet- en regelgeving complexer. Daarvoor moet vaker functiescheiding worden toegepast. Medewerkers worden actief opgeleid en bijgeschoold. 
  
  

• De inwoner wordt sneller door de vakinhoudelijke ambtenaar te woord gestaan.
• Er kan meer digitaal worden aangevraagd en afgehandeld, zonder daarvoor naar het gemeentehuis te hoeven komen.
• Door extra aandacht voor ID-fraude, adresfraude en ondermijning neemt het aantal (digitale) controlemomenten bij de balie en via het internet toe.
  
  

• Visie Dienstverlening in Ooststellingwerf (augustus 2019)
• Programmaplan en uitvoeringsprogramma dienstverlening (juni 2020)
  
  

• De financiën van onze gemeente zijn op orde en dat willen we zo houden.
• We willen jaarlijks een realistische/uitvoerbare begroting opstellen.
  
  

We hebben nog steeds een goede financiële positie. Het structureel sluitend krijgen/houden van de begroting wordt steeds lastiger.

Apparaatskosten zijn alle personele en materiële kosten die verbonden zijn aan het functioneren van de organisatie (o.a. loonkosten, ICT, huisvesting, facilitair etc.). Onder overhead verstaan we alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces.

• We hebben in 2023 een structureel sluitende begroting 2024 opgesteld. Vanaf jaarschijf 2026 wordt de situatie minder positief. 
• We hebben gestuurd op nut en noodzaak van projecten, uitgaven en subsidies door deze steeds te beoordelen. Daarnaast is in nieuwe voorstellen ook rekening gehouden met benodigde ambtelijke capaciteit. 
• De belastingen zijn niet meer dan trendmatig verhoogd. 
• Door een initiatiefvoorstel van de raad in december 2022 kon het tarief vastrecht afvalstoffenheffing in 2023 eenmalig met € 38,50 per huishouden worden verlaagd. Daarnaast is in 2023 geen OZB geheven voor gebruikers niet-woningen en is het tarief rioolheffing voor het gebruikersdeel niet-woningen 0 t/m 200m³ waterverbruik per jaar in 2023 verlaagd naar € 0.
• Met de auditcommissie hebben we onderzocht hoe de rol van de auditcommissie verstevigd kan worden. Dit zorgde voor een nieuwe verordening op de auditcommissie en daardoor een bredere rol voor de auditcommissie. 
• We hebben ons voorbereid op de rechtmatigheidsverantwoording die door het college vanaf verslagjaar 2023 wordt gegeven. De accountant geeft vanaf deze jaarrekening alleen nog een verklaring over getrouwheid. Daarom zijn in september 2023 ook de nieuwe financiële verordening en controleverordening vastgesteld. 
• Het jaarrekeningproces is iets ingekort waardoor het mogelijk is om de jaarstukken eerder in de raad te behandelen. 
• We hebben geconstateerd dat de enige mogelijkheid om het kwijtscheldingsbeleid te verruimen is door rioolheffing eigenaren (woningen) en Diftar boven de € 100 kwijt te schelden. Beide voeren we niet in. Er zijn op dit moment geen huishoudens die in aanmerking zouden komen voor kwijtschelding van de rioolheffing eigenaren (veel inwoners die in aanmerking komen voor kwijtschelding hebben geen eigen woning). Het toepassen van kwijtschelden voor Diftar boven de € 100 past niet bij het uitgangspunt 'de vervuiler betaald'. 
  
  

Deelneming: N.V. Bank Nederlandse gemeenten (BNG)
De BNG verstrekt tegen lage tarieven krediet aan Nederlandse overheden. Daarmee speelt de bank een essentiële rol in de financiering van gewenste maatschappelijke investeringen.

• Een financieel gezonde gemeente.
• Onze financiën zijn voor iedereen te bekijken via ooststellingwerf.begrotingsapp.nl.
• Onze belastingen, diensten en producten zijn betaalbaar.
  
  

• Financiële verordening 2023 (art 212)
• Controleverordening 2023 (art. 213 Gemeentewet)
• Doelmatigheid- en doeltreffendheidsverordening 2023 (art. 213a Gemeentewet)

In onderstaand overzicht lichten we afwijkingen > € 25.000 toe.

Thema 6.1 Bestuur
Algemeen bestuur, voordeel € 159.000
Lagere kosten algemeen budget griffie, voordeel € 57.000. Door het later invullen van vacatures is dit voordeel ontstaan. Bij de raad is er een voordeel van € 114.000. Er is eenmalig € 20.000 beschikbaar gesteld voor politieke debatten in de dorpen. Het budget is hier verantwoord, maar de invulling hiervan is aan het college. Vanwege technische beperkingen is de uitvoering hiervan complex. De raad en college zijn verplicht om politieke debatten live online uit te zenden, en momenteel is de raadszaal de enige locatie die specifiek hiervoor is ingericht. En er is een voordeel van € 89.000 bij de vergoedingen van de raad. Er is een verrekening van 2022 in 2023 verantwoord, voordeel € 37.000. Daarnaast zijn er lagere uitgaven voor bijvoorbeeld fractie-ondersteuning en reiskosten. De raming is ook tussentijds aangepast aan de laatste circulaire, dit blijkt niet nodig te zijn geweest.

Dagelijks bestuur, nadeel € 114.000

• College B&W, nadeel € 77.000. Er is een nadeel van € 48.000 bij het wachtgeld voormalige bestuurders omdat er een afrekening over 2022 in 2023 is verantwoord. Daarnaast is er een nadeel van € 17.000 bij de loonkosten voor het college als gevolg van de aanpassing aan de laatst geldende circulaire. De dotatie aan de voorzieningen pensioenen (voormalige) bestuurders is € 46.000 hoger dan geraamd. Er zijn pensioenen van twee oud-wethouders overgenomen per 1 april 2023. Hiervoor hebben we een afkoopsom ontvangen van € 335.000. Dit is bij de najaarsrapportage toegevoegd aan de voorziening. De verwachting was dat dit budgettair neutraal zou plaatsvinden. Maar dat blijkt niet het geval door een foutieve waardeberekening in eerste instantie. Daarnaast is een aantal (oud)wethouders pensioengerechtigd geworden en is de verplichting overgebracht naar de voorziening lopende uitkeringen. Dit heeft geen resultaatsconsequentie. 
• Samenwerking, nadeel € 37.000. Er is een nadeel van € 23.000 bij het Fonds Gezamenlijke Gemeentelijke uitvoering (GGU). Dit is vanaf 2017 door de VNG gestart. Alle gemeenten werken hierin samen, er wordt samen ingekocht en nieuwe diensten en producten worden ontwikkeld. De contributiebijdrage voor P10 is voor 2023 verhoogd met € 10.000.

Thema 6.2 Dienstverlening
Bouwen en wonen, nadeel € 36.000
Er is een nadeel van € 28.000 door een hogere OWO afrekening vanwege meer externe adviezen. Door licenties voor nieuwe software voor vergunningen en implementatielasten hiervan is er een nadeel van € 21.000. Een nadeel van € 5.000 door hogere lasten voor welstandadviezen wordt doorberekend en gecompenseerd door een voordeel van € 18.000 door hogere baten omgevingsvergunningen. 

Thema 6.3 Financiën
Advies en ondersteuning, voordeel € 40.000
Het budget generatiegericht maatwerk is hier opgenomen, maar de lasten zijn bij de diverse afdelingskostenplaatsen verantwoord (voordeel € 63.000). Er is een voordeel van € 20.000 bij het budget voor organisatiebrede opleidingen. Een nadeel van € 72.000 als gevolg van de dotatie aan de voorziening Verlofsparen. Voor de rest zijn er kleine verschillen bij presentiegelden, communicatie en kosten betalingsverkeer.

Automatisering, voordeel € 335.000
Het voordeel heeft te maken met dat er lagere afschrijvingslasten zijn geweest in 2023. Dit houdt verband met het later, dan de oorspronkelijke planning, gereed worden van een aantal ICT-projecten. Bijvoorbeeld de vervanging van de kernapplicaties. De ruimte die hier is ontstaan is in 2023 ingezet bij het onderdeel OWO-personeel om bijvoorbeeld extra inzet te plegen bij de ICT-projecten. 

Algemene overheadkosten, voordeel € 181.000
Centrale personeelsbudgetten voor vervanging wegens zwangerschap-, ouderschapsverlof, ondernemingsraad en knelpunten staan hier opgenomen. De werkelijke lasten zijn bij de organisatorische kostenplaatsen vermeld (voordeel € 124.000). De lasten voor de inactieven zijn € 57.000 lager. Er vindt een inschatting plaats bij de raming op basis van de verplichtingen versus de kansen op de arbeidsmarkt. Voor 2023 blijkt dat de inschatting te conservatief is geweest. Dit betekent ook een lagere onttrekking van de reserve organisatie-ontwikkelingen.

Reserve organisatie-ontwikkelingen, nadeel € 52.000
Lagere lasten betekent een lagere onttrekking, zie hierboven.

Saldo financieringsfunctie, nadeel € 175.000
Hogere ontvangen rente € 97.000, dit heeft te maken met de ontvangen rente schatkistbankieren. Het Rijk vergoedt rente over de tegoeden. Nadeel van € 277.000 bij de toegerekende rente. Sinds 2017 is er een verplichte rente-omslagberekening voor de toegerekende rente. In verband met vergoede rente bij het schatkistbankieren is de berekende rente-omslag voor 2023 nul. Er wordt dus geen rente toegerekend in 2023. Het betreft hier een nadeel. Maar bij de programma's is het een voordeel. Het heeft dus geen resultaatconsequentie.

Organisatorische kostenplaatsen en OWO-kostenplaatsen, voordeel € 66.000
Voor een aantal specifieke zaken zoals concerncontrol, uitvoering energietoeslag, pilot leerwerkcentrum en subsidioloog/accommodatiebeleid zijn budgetten beschikbaar die worden gedekt via de algemene reserve. Hier zijn de lasten € 234.000 lager. Dit betekent een lagere onttrekking uit de algemene reserve.

• Het resultaat op de organisatorische kostenplaatsen is € 202.000 nadelig. Dit heeft te maken met niet doorbelaste uren (€ 126.000) en hogere personele uitgaven/inhuur.
• Bij de OWO-kostenplaatsen is er per saldo een voordeel van € 98.000. Dit o.a. het gevolg van het niet altijd gelijk kunnen invullen van vacatures.

Algemene reserve, nadeel € 234.000
Lagere onttrekking. Zie hierboven bij organisatorische kostenplaatsen.

Belastingen en Wet WOZ, voordeel € 69.000
Hogere opbrengsten OZB. Tot het moment van aanslagoplegging in februari van het dienstjaar worden WOZ-waarden gemuteerd op basis van de marktsituatie, de tarieven zijn al vastgesteld in december voorafgaand aan het dienstjaar. Hogere WOZ-waarden betekenen een hogere opbrengst.

Algemene uitkering, voordeel € 2.330.000
Verrekeningen algemene uitkering voorgaande jaren, nadeel € 6.000. De gevolgen van de september- en de decembercirculaire 2023 zijn niet via een begrotingswijziging in de begroting verwerkt, voordeel € 2.083.000. Dit is via mededelingen aan u gecommuniceerd. Ook is er een verrekening als gevolg van een onjuiste berekening van een maatstaf verantwoord. En er zijn verschillen in gehanteerde maatstaven. Dit is enerzijds een gevolg van eigen prognoses en anderzijds aanpassingen door het Rijk in gewicht en aantallen bij de decembercirculaire die pas in het jaar erop volgend via de betaalspecificatie wordt verrekend.

Nog te bestemmen posten, voordeel € 84.000
Dit betreffen budgetten die nog niet functioneel zijn ingevuld/verantwoord: ontvangen middelen rijk voor wet open overheid € 36.000 en verbetering dienstverlening € 98.000 en een besparing bij het sociaal domein € 50.000.

Kapitaalreserve, nadeel € 56.000
Bij de besluitvorming over de toekomst van het Biosintrum is besloten om vanaf 2023 € 22.000 te laten vrijvallen ten laste van deze reserve.