Programma 6 | Bestuur en dienstverlening

• Het college zet in op sturing van de organisatie vanuit de principes:
  - Programmatisch werken
  - Integrale advisering
  - Sturing op effecten
  - Voortdurende afstemming tussen ambitie en capaciteit
• We trekken gezamenlijk met u en de ambtelijke organisatie op bij alle onderwerpen.
• We willen inzetten op minder regelgeving daar waar het niet effectief is en daardoor meer verantwoordelijkheid neerleggen bij inwoners en bedrijven.
• We willen de OWO-samenwerking optimaliseren, met als doel efficiëntie en kwaliteit.
• We willen staan voor een open en transparante gemeentelijke overheid die in samenspraak met inwoners, bedrijven en maatschappelijke organisaties beleid ontwikkelt en uitvoert en initiatieven mogelijk maakt.
• We hanteren het uitgangspunt dat we vertrouwen en ruimte willen geven aan inwoners, ondernemingen en maatschappelijke organisaties om zelf verantwoordelijkheden op zich te nemen.
• We stimuleren en ondersteunen initiatieven uit de samenleving.
• We willen actief, in samenspraak met u en de ambtelijke organisatie, werken aan burger- en overheidsparticipatie.
• We willen goed leesbare raadsvoorstellen met daarin verwerkt de bijbehorende context (raadsprogramma, beleid, moties, amendementen etc.).
• We organiseren in maart 2022 de gemeenteraadsverkiezingen.
  
  

De formatie bestaat uit het begrote aantal formatieplaatsen op 1 januari 2022 per 1.000 inwoners. Bezetting is het aantal fte’s dat werkzaam is per 1.000 inwoners op 1 januari 2022 (formatie minus vacatureruimte).

In 2022 gaan we aan de hand van de resultaten van de organisatiescan werken aan de ontwikkelagenda “Fit voor de toekomst”. De verdere ontwikkeling van het programmatisch werken en integraal werken blijven centraal staan omdat daarin de inhoudelijke beleidsfocus is vastgelegd. Ook zullen we bij de organisatieontwikkeling rekening moeten houden met de gevolgen van corona zoals de 1,5 meter-regel bij bijvoorbeeld huisvesting. In 2022 wordt gestart met de uitvoering van de keuzes gemaakt in het heroverwegingsproces in 2021.

Participatie
De verdere ontwikkeling van participatie met inwoners komt terug in alle initiatieven en programma’s. Bij de manier waarop we de participatie inrichten wordt de raad vroegtijdig betrokken. Dat gebeurt ook bij het heroverwegingsproces.

OWO-samenwerking
De visie op de OWO-samenwerking is in 2021 vastgesteld. In 2022 gaan we aan de slag om vorm en inhoud te geven aan deze visie.

Verbetering kwaliteit besluitvormingsproces
In 2021 is er samen met u als raad gewerkt aan het verbeteren van de verhoudingen tussen raad en college. Een gezamenlijk verbeterteam heeft daarvoor voorstellen geformuleerd. In 2022 gaan we borgen dat deze voorstellen geïmplementeerd worden. Daartoe zal er continu aandacht zijn voor verdere verbetering van het besluitvormingsproces, de kwaliteit van de raadsvoorstellen en de Lange Termijn Agenda (LTA). Het 'raads- of coalitieprogramma 2022-2026' zal nadrukkelijk de basis vormen voor de LTA.

• Mogelijk minder regelgeving en dus toegankelijkere regelingen. 
• Inwoners merken dat de dienstverlening vanuit de diverse OWO-afdelingen structureel op orde is.
• Een soepeler functionerende en wendbare lokale overheid.
  
  

• Voor de uitvoering van de Archiefwet is bij de Kaderbrief 2022-2025 € 25.000 structureel beschikbaargesteld. De uitvoering van de Archietwet ligt bij de OWO-afdeling Bedrijfsvoering. Daarnaast is ook € 67.000 incidenteel voor 2022 beschikbaargesteld voor kwaliteitsborging proces zaakgericht werken.
• U heeft bij de heroverwegingen 2022-2025 besloten om vanaf 2023 een structureel budget van € 69.000 beschikbaar te stellen voor de huisvesting van de buitendienst. De inhoudelijke besluitvorming over de huisvesting moet nog plaatsvinden.
• U heeft bij de heroverwegingen 2022-2025 besloten om vanaf 2022 het budget van het Gebiedsteam te verlagen in verband met onderuitputting en hiermee € 50.000 te besparen. 
• U heeft bij de heroverwegingen 2022-2025 besloten om het budget onvoorzien voor college en raad te verkleinen en hiermee vanaf 2022 € 35.000 te besparen.
• U heeft bij de heroverwegingen 2022-2025 besloten om het budget generatiegericht maatwerk te verlagen en hiermee vanaf 2022 € 20.000 te besparen.
• U heeft bij de heroverwegingen 2022-2025 besloten om de formatie te verminderen en hiermee in 2022 € 12.500, in 2023 € 60.000, in 2024 € 175.000 en vanaf 2025 € 335.000 te besparen. U heeft ook besloten voor het realiseren van vermindering van formatie € 84.000 beschikbaar te stellen vanuit de algemene reserve.
• U heeft bij de heroverwegingen 2022-2025 besloten om de huurovereenkomst gebouw De Brink op te zeggen per 2025 en hiermee vanaf 2025 per saldo € 60.000 te besparen. Deze besparing is financieel verwerkt maar hiervan is wel aangegeven dat dit nader onderzocht moet worden. 
• U heeft bij de heroverwegingen 2022-2025 besloten om de OWO-budgetten 5% overige personeelskosten en 2% onvoorzien te halveren en hiermee vanaf 2023 € 129.000 te besparen. We hebben deze besparing nog niet financieel verwerkt omdat we in OWO-verband kijken naar mogelijkheden voor besparingen. We komen hier bij de Kaderbrief 2023 bij u op terug. 
• U heeft bij de heroverwegingen 2022-2025 besloten om voor tijdelijke formatie ruimtelijke ordening in 2022 € 75.000 en in 2023 € 75.000 beschikbaar te stellen vanuit de Algemene reserve.
• U heeft bij de heroverwegingen 2022-2025 besloten om voor de concerncontrolrol in de organisatie in 2022 € 75.000 en in 2023 € 75.000 beschikbaar te stellen uit de Algemene reserve
  
  
• In de primitieve begroting 2022-2025 is een structurele uitbreiding van de formatie van de griffie ter hoogte van € 100.000 verwerkt. Dit is opgenomen nadat de werkgeverscommissie akkoord was met de uitbreiding. Daarnaast is er een incidenteel budget opgenomen voor 2022 voor de procedure benoeming burgemeester en voor het inwerken van de nieuwe raad (totaal € 35.000).

• Strategische samenwerking OWO-gemeenten
• Bestuursovereenkomst OWO
• Rapportage evaluatie OWO-samenwerking
• Visiedocument Ooststellingwerf (2016)
  
  

We bieden goede, menselijke en open (digitale) dienstverlening, waarbij iedere medewerker het verschil maakt. Het programma dienstverlening is erop gericht uiterlijk in 2024 onderstaande te bereiken:

• De klant is tevreden over de dienstverlening (minimaal een 7,5 in 2024)
• We voldoen aan de vereisten van het VN-verdrag
• We richten processen in vanuit de klantketen
• We handelen 90% af binnen de servicenorm
• We hebben 30% minder onnodige telefonische contacten
• We hebben een integraal klantbeeld (omnichannel dienstverlening)
• We voldoen aan wet- en regelgeving
• 80% van onze dienstverlening is mogelijk via MijnOoststellingwerf (zowel voor inwoners als bedrijven)
  
  

We werken via het programmaplan dienstverlening en het bijbehorende uitvoeringsprogramma aan een steeds betere dienstverlening. Dit doen we vanuit de interne waarden klantgericht, efficiënt en digitaal. 

• We zijn duidelijk in wat we verwachten van onze medewerkers als het gaat om dienstverlening naar onze inwoners toe en sturen daarop.
• We zorgen voor begrijpelijke taal (niveau B1) in al onze uitingen. Dit doen we via het project Direct Duidelijk.
• We betrekken inwoners en belangengroepen bij ontwikkelingen rondom het verbeteren van onze dienstverlening.
• We zorgen dat onze dienstverlening inclusief is, dus voor iedereen toegankelijk.
• We gebruiken steeds meer data om onze dienstverlening te verbeteren.
• We sturen steeds meer op klanttevredenheid en klantsignaalmanagement. We voeren aan het einde van een klantproces onderzoek uit naar de ervaringen en voeren kleine verbeteringen direct door. 
• We zorgen dat inwoners zoveel mogelijk online gebruik kunnen maken van onze diensten (o.a. via MijnOoststellingwerf), maar vergeten de groep minder digitaal vaardigen niet.
• We werken conform de  omnichannel strategie om de dienstverlening nog verder te verbeteren.
  
  

• De inwoner merkt dat onze dienstverlening begrijpelijk, efficiënt, gebruiksvriendelijk en digitaal is.
• De inwoner merkt dat onze medewerkers klantgericht zijn en open staan voor verbeteringen.
• De inwoner is (zeer) tevreden over onze dienstverlening en denkt waar gewenst actief mee in verbeteringen.
• De inwoner weet wat hij van ons mag verwachten en mag ons daarop aanspreken.
• De inwoner merkt dat er iets met zijn feedback of klacht wordt gedaan. 
• De inwoner ervaart dat de gemeente één organisatie is (geen kastje - muur).
  
  

Om bovenstaande mogelijk te maken investeren we in:

• Klantonderzoek, klantsignaalmanagement en procesverbetering.
• Dashboard met sturingsinformatie (o.a. klanttevredenheid).
• Scholing medewerkers (o.a. schrijftrainingen, digitale vaardigheden).

Hiervoor is jaarlijks € 25.000 beschikbaar gesteld bij de Kaderbrief 2021-2024.

• Visie Dienstverlening in Ooststellingwerf (augustus 2019)
• Programmaplan en uitvoeringsprogramma dienstverlening (juni 2020)
  
  

• We willen de komende periode blijven sturen op een meerjarige, structurele en een reëel sluitende begroting.
• We willen dat gemeentelijke tarieven in principe kostendekkend zijn.
• We willen in de komende periode mogelijke financiële overschotten riolering, passend in de meerjarenprognose, terug laten vloeien naar de inwoner.
• We willen in de komende periode het bestaande kwijtscheldingsbeleid continueren.
  
  

Apparaatskosten zijn alle personele en materiële kosten die verbonden zijn aan het functioneren van de organisatie (o.a. loonkosten, ICT, huisvesting, facilitair etc.). Onder overhead verstaan we alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces.

Begroting
We presenteren een reële begroting die structureel in evenwicht is. Dit betekent dat de structurele lasten gedekt worden door structurele baten en dat de lasten en baten reëel zijn geraamd. De gemeentelijke belastingen en heffingen verhogen we jaarlijks tenminste trendmatig. 

Tarieven
Bij de behandeling van de nota leges 2021 heeft u ingestemd met tarieven, die niet kostendekkend zijn. Niet kostendekkende tarieven leges voor met name titel 1 en titel 3 is een landelijk beeld. Wij hebben u toegezegd om in 2021 een volledig geactualiseerde nota leges voor 2022 voor te leggen. We hebben de afgelopen periode veel voorbereidingen getroffen voor deze nota leges. Door uitstel van de omgevingswet en de wet kwaliteitsborging is het echter niet mogelijk om de nota leges 2022 volledig te herzien. Middels een mededeling aan u wordt u na de zomer geïnformeerd omtrent het proces (waar staan we, wat gaan we nog doen, planning).

Riolering
Vanaf 2020 heeft u het Gemeentelijk Rioleringsplan (GRP) 2020-2024 vastgesteld. Hierbij heeft u besloten om het financiële overschot van de reserve Riolering per 31-12-2019 terug te laten vloeien naar de inwoners door een korting op de tarieven in het jaar 2021. De efficiencyvoordelen die ontstaan in de periode 2020-2024 worden toegevoegd aan de rioleringsreserve. Bij de afloop van de periode neemt u een besluit over de bestemming van de reserve.

Kwijtschelding
De basis voor ons kwijtscheldingsbeleid is de Uitvoeringsregeling van de Invorderingswet 1990. De inkomenstoets is 100% bijstandsnorm. De kwijtschelding is van toepassing op riool- en afvalstoffenheffing.

Deelneming: N.V. Bank Nederlandse gemeenten (BNG)
De BNG verstrekt tegen lage tarieven krediet aan Nederlandse overheden. Daarmee speelt de bank een essentiële rol in de financiering van gewenste maatschappelijke investeringen.

• Een financieel gezonde gemeente.
• Onze financiën zijn voor iedereen te bekijken.
• Onze belastingen, diensten en producten zijn betaalbaar.
  
  

De bedragen van het financieel perspectief uit de Kaderbrief 2022-2025 zijn primitief in deze begroting verwerkt. Ook de uitkomsten van de besluitvorming over de heroverwegingen 2022-2025 zijn primitief verwerkt. U vindt ze terug bij de 4e W in de programma's en in het hoofdstuk 'uitwerking heroverwegingen 2022-2025'.

• U heeft bij de heroverwegingen 2022-2025 besloten om bedrijfsgebouwen af te schrijven tot 60% van de WOZ-waarde (in plaats van tot 50%) en hiermee vanaf 2022 € 150.000 te besparen.
• U heeft bij de heroverwegingen 2022-2025 besloten om de opbrengst OZB woningen te verhogen in 2022 met € 37.500, in 2023 met € 75.000, in 2024 met € 112.500 en vanaf 2025 met € 150.000.
• U heeft bij de heroverwegingen 2022-2025 besloten om de opbrengst OZB niet-woningen te verhogen in 2022 met € 50.000, in 2023 met € 100.000, in 2024 met € 150.000 en vanaf 2025 met € 200.000.
• U heeft bij de heroverwegingen 2022-2025 besloten om voor de Friese Projectenmachine (FPM) in 2022 € 5.000, in 2023 € 11.000, in 2024 € 17.000 en in 2025 € 22.000 beschikbaar te stellen vanuit de Algemene reserve. De FPM is bedoeld als instrument om – via een gezamenlijke aanpak - meer en betere projecten te realiseren (door beroep te doen op Europese middelen) die bijdragen aan versterking van de brede welvaart in Fryslân.
  
  

• Financiële verordening 2020 (art 212)
• Controleverordening 2019 (art. 213 Gemeentewet)
• Doelmatigheid- en doeltreffendheidsverordening 2017 (art. 213a Gemeentewet)