Programma 6 | Bestuur en dienstverlening

• Het college zet in op sturing van de organisatie vanuit de principes:
  - Programmatisch werken
  - Integrale advisering
  - Sturing op effecten
  - Voortdurende afstemming tussen ambitie en capaciteit

• We trekken gezamenlijk met u en de ambtelijke organisatie op bij alle onderwerpen.
• We willen inzetten op minder regelgeving daar waar het niet effectief is en daardoor meer verantwoordelijkheid neerleggen bij inwoners en bedrijven.
• We willen de OWO-samenwerking optimaliseren, met als doel efficiëntie en kwaliteit.
• We willen staan voor een open en transparante gemeentelijke overheid die in samenspraak met inwoners, bedrijven en maatschappelijke organisaties beleid ontwikkelt en uitvoert en initiatieven mogelijk maakt (zie Programma 4 – Participatie).
• We hanteren het uitgangspunt dat we vertrouwen en ruimte willen geven aan inwoners, ondernemingen en maatschappelijke organisaties om zelf verantwoordelijkheden op zich te nemen (zie Programma 4 – Participatie).
• We stimuleren en ondersteunen initiatieven uit de samenleving (zie Programma 4 – Fonds Ooststellingwerf).
• We willen actief, in samenspraak met u en de ambtelijke organisatie, werken aan burger- en overheidsparticipatie (zie Programma 4 – Participatie).
• We willen raadsvoorstellen met daarin verwerkt de bijbehorende context (raadsprogramma, beleid, moties, amendementen etc.).
  
  

We hebben de bestuurlijke visie op de OWO-samenwerking vastgesteld en hebben daarmee een stip op de horizon gezet voor de komende jaren.

Na het traject Rake Voorstellen zijn de raadsvoorstellen volgens een peiling onder raadsleden van betere kwaliteit.

Het project Direct Duidelijk levert duidelijke communicatie op richting de inwoner.

De formatie bestaat uit het begrote aantal formatieplaatsen op 1 januari 2021 per 1.000 inwoners. Bezetting is het aantal fte’s dat werkzaam is per 1.000 inwoners op 1 januari 2021 (formatie minus vacatureruimte).

Om meer zicht te krijgen op de dynamiek tussen ambitie, capaciteit en de aansturing van de organisatie hebben we een organisatiescan laten doen. Op dit moment zijn we bezig met het actieplan. 

In 2021 hebben de programmamanagers een ontwikkeltraject doorlopen. Hiermee hebben we een aantal stappen gezet in de ontwikkeling en inpassing van programmamanagement in de organisatie. De ontwikkeling van programmamanagement en inpassing van dit instrument zal langere tijd in beslag nemen om optimaal effect te sorteren. 

In het vervolg op de rapportage van JE consultancy was er behoefte aan een nadere onderbouwing van de cijfers over de besparing die de onderzoekers mogelijk achten op de formatie. Daarom hebben we bureau Berenschot gevraagd een benchmark te doen op formatie, kosten en werklast. De resultaten worden in 2022 met u gedeeld.

Met het project Rake Voorstellen hebben we alle medewerkers die voorstellen schrijven getraind en voorzien van alle informatie die ze nodig hebben om een goed voorstel te schrijven. We houden de vinger aan de pols met jaarlijkse peilingen onder raadsleden zodat we kunnen bijsturen als de kwaliteit terugloopt.

In OWO-verband zetten we met het project 'Direct Duidelijk' in op B1-niveau van communicatie met de inwoner zodat onze communicatie inclusief is en door iedereen wordt begrepen. Ook daarin hebben we in 2021 stappen gezet.

De activiteiten op het gebied van participatie werden belemmerd door de maatregelen rond de coronacrisis. Toch is het gelukt om, soms in aangepast vorm, actief te blijven. Zo zijn we bezig geweest met burgerpeilingen. De resultaten daarvan zijn bemoedigend. Op de verschillende domeinen zoals de omgevingswet zijn we bezig geweest om onze inwoners in 2022 te laten participeren.

De vereenvoudigde communicatie op B1-niveau betekent dat de inwoner duidelijker brieven van ons krijgt en dat onze communicatie op de website en social media duidelijker is.

• Strategische samenwerking OWO-gemeenten
• Bestuursovereenkomst OWO
• Rapportage evaluatie OWO-samenwerking
• Visiedocument Ooststellingwerf (2016)
  
  

We bieden goede, menselijke en open (digitale) dienstverlening, waarbij iedere medewerker het verschil maakt. Het programma dienstverlening is erop gericht uiterlijk in 2024 onderstaande te bereiken:

• De klant is tevreden over de dienstverlening (minimaal een 7,5 in 2024).
• We voldoen aan de vereisten van het VN-verdrag.
• We richten processen in vanuit de klantketen.
• We handelen 90% af binnen de servicenorm.
• We hebben 30% minder telefonische contacten.
• We hebben een integraal klantbeeld (omnichannel dienstverlening).
• We voldoen aan wet- en regelgeving.
• 80% van onze dienstverlening is mogelijk via https://www.oostststellingwerf.nl (zowel voor inwoners als bedrijven).
  
  

• We scoren een 7,2 op de burgerpeiling (2020).
• We hebben een inclusiepanel en een inclusie agenda.
• We hebben een inwonerspanel.
• Onze website voldoet aan de gestelde eisen uit het VN-verdrag en is daarmee toegankelijk.
• We zijn aangesloten op de landelijke Direct Duidelijk brigade.
• We hebben het proces Melding Openbare Ruimte beschreven vanuit de klantketen (LEAN).
• We hebben steeds beter inzicht in waarvoor mensen bellen en terugbelverzoeken.
• We scoren een 6,5 op het telefonisch en email klantonderzoek (2021).
• 68% van de inwoners wordt binnen 2 werkdagen teruggebeld (was 58% in 2019 en 67% in 2020).
• Het aantal telefoontjes is ca. 5% gedaald ten opzichte van 2020 (periode januari - half december).
• Anonimiseren van stukken eenvoudiger gemaakt.
• Steeds meer zaken via https://www.ooststellingwerf.nl te regelen (Werk en Inkomen, belastingen, verhuizing, documenten aanvragen).
  
  

• Aanvullend op de burgerpeiling uit 2020 een onafhankelijk onderzoek telefonie en e-mail uitgevoerd.
• Informatie op de website beter aan laten sluiten op de klantvragen.
• Steeds meer beschikbaar via 'werken op afspraak' (omgevingsloket en sociaal domein).
• Binnen het Gebiedsteam werken we steeds meer 'ontschot'.
• We registreren alle binnenkomende telefoontjes en terugbelnotities in een centraal systeem.
• We zijn met inwoners in gesprek gegaan over onze schrijfstijl.
• We hebben een schrijfwijzer opgesteld en de Direct Duidelijk Deal ondertekend.
• We hebben een applicatie speciaal gericht op anonimiseren (vooruitlopend op de Wet Open Overheid) .
• We hebben steeds beter inzicht in de lopende zaken van een klant (inwoner).
• We hebben kritisch gekeken naar verschillende werkprocessen en waar kon vereenvoudigd/verbeterd.
  
  

• De inwoner wordt actief betrokken (inwonerspanel).
• De inwoner vindt steeds beter zijn informatie op onze website.
• De inwoner kan steeds meer zaken zelf via onze website/digitaal regelen.
• De inwoner wordt steeds sneller en beter te woord gestaan via onze dienstverleningskanalen.
• De inwoner heeft steeds beter zicht op zijn lopende zaken via MijnOoststellingwerf.
• De inwoner krijgt steeds beter te begrijpen brieven.
• De inwoner kan op een laagdrempelige manier contact krijgen met een medewerker.
  
  

• Visie Dienstverlening in Ooststellingwerf (augustus 2019)
• Programmaplan en uitvoeringsprogramma dienstverlening (juni 2020)
  
  

• We willen de komende periode blijven sturen op een meerjarige, structurele en een reëel sluitende begroting.
• We willen dat gemeentelijke tarieven in principe kostendekkend zijn.
• We willen in de komende periode mogelijke financiële overschotten riolering, passend in de meerjarenprognose, terug laten vloeien naar de inwoner.
• We willen in de komende periode het bestaande kwijtscheldingsbeleid continueren.
• We willen het inkoopbeleid verduurzamen, bij voorkeur met lokale partners.
  
  

• Het meerjarenperspectief is positief.
• De gemeentelijke tarieven zijn in principe kostendekkend.
• In 2021 is een eenmalige korting op de rioolheffing geweest.
• De basis voor ons kwijtscheldingsbeleid is de Uitvoeringsregeling van de Invorderingswet 1990. De inkomenstoets is 100% bijstandsnorm.
• We werken vanuit het plan van aanpak 'Maatschappelijk Verantwoord Inkopen'.
  
  

Apparaatskosten zijn alle personele en materiële kosten die verbonden zijn aan het functioneren van de organisatie (o.a. loonkosten, ICT, huisvesting, facilitair etc.). Onder overhead verstaan we alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces.

Het werkelijke percentage inhuur wijkt af van de begroting doordat gedurende een jaar inhuur wordt gepleegd als gevolg van bijvoorbeeld ziekte, piekopvang of operationele keuze. Dit gebeurt door dekking met bestaande budgetten.

• In 2021 is een heroverwegingsproces geweest. Het proces is extern begeleid door JE consultancy. De uitkomst van het proces is vertaald in een rapportage. Op basis daarvan hebben wij een voorstel gedaan waarover u in juli 2021 heeft besloten. In de periode tussen het besluit van de heroverweging en de begroting hebben ontwikkelingen plaatsgevonden welke in grote mate van invloed zijn op het financieel perspectief. Voornamelijk het besluit over de financiële verwerking van het jeugdbudget heeft hierin een grote bijdrage. Dit zorgt voor een positief perspectief. 
• Voor de afvalstoffenheffing groeien we steeds meer naar een tarief waarbij geen onttrekking uit de reserve meer nodig is. Bij de behandeling van de nota leges 2021 heeft u ingestemd met tarieven, die niet kostendekkend zijn. 
• Bij het vaststellen van het nieuwe GRP in 2020 is besloten om het saldo van de rioleringsreserve van € 219.000 in 2021 in te zetten om een eenmalige korting op de rioolheffing te geven.

Deelneming: N.V. Bank Nederlandse gemeenten (BNG)
De BNG verstrekt tegen lage tarieven krediet aan Nederlandse overheden. Daarmee speelt de bank een essentiële rol in de financiering van gewenste maatschappelijke investeringen.

• Een financieel gezonde gemeente.
• Onze financiën zijn voor iedereen te bekijken.
• Onze belastingen, diensten en producten zijn betaalbaar.
  
  

• Financiële verordening 2017 (art 212)
• Controleverordening 2019 (art. 213 Gemeentewet)
• Doelmatigheid- en doeltreffendheidsverordening 2017 (art. 213a Gemeentewet)

Thema 6.1 Bestuur
Dagelijks bestuur, voordeel € 95.000
Lagere dotatie aan de voorzieningen lopende pensioenverplichtingen bestuurders en pensioenverplichtingen voormalige wethouders ad € 51.000. De verhoging van de rekenrente van 0,082% naar 0,528% is hiervan de oorzaak. De verhoging van de rekenrente is ook de oorzaak van dat € 68.000* kan vrijvallen uit de voorzieningen lopende verplichtingen bestuurders. De salarislasten en de wachtgeldverplichtingen zijn € 24.000 hoger.

Thema 6.2 Dienstverlening
Bouwen en wonen, nadeel € 121.000
Nadeel van € 87.000 bij de leges bouwvergunningen. Tussentijds in het begrotingsjaar 2021 is de post al met € 260.000 verhoogd. Nu zijn een aantal projecten doorgeschoven naar 2022. Dan worden ook de leges verantwoord. Bij de monumenten is er een overschrijding van € 8.000, deze wordt gedekt door de reserve monumenten. Bij de omgevingsvergunningen is er een nadeel van € 24.000. Oorzaak zijn verschillende zaken zoals hogere automatiseringskosten en verschuldigde leges aan de provincie voor afgegeven verklaringen van geen bezwaar/bedenkingen.

Thema 6.3 Financiën
Huisvesting, voordeel € 68.000
Lagere kapitaalslasten van € 68.000 doordat bepaalde geplande vervangingen inventaris/meubilair zijn uitgesteld. Als het project Hybride werken is uitgevoerd wordt er een nieuw aanschaf- en vervangingsschema opgesteld.

Advies en ondersteuning, voordeel € 31.000
Communicatiestrategie sociaal domein voordeel € 17.000. De middelen waren voor het ontwikkelen en uitvoeren van een communicatiestrategie met als doel betere bekendheid van het Gebiedsteam. Deze strategie kon lange tijd niet starten omdat de doorontwikkeling nog liep. Nu deze (grotendeels) afgerond is, is afgelopen zomer gestart met de strategie. De lasten lopen door in 2022, zie bij reserve sociaal domein. Door de situatie is er meer advertentieruimte gebruikt. Het budget voor generatiegericht maatwerk is hier verantwoord, de lasten staan bij de afdelingskostenplaatsen, voordeel € 50.000.

Automatisering, nadeel € 29.000
Dit wordt veroorzaakt door een uitbreiding van licenties en door hogere onderhoudslasten van diverse applicaties.

Algemene overheadkosten, voordeel € 136.000
Centrale personeelsbudgetten voor vervanging wegens zwangerschap-, ouderschapsverlof, ondernemingsraad en knelpunten staan hier opgenomen. De werkelijke lasten zijn bij de organisatorische kostenplaatsen vermeld. Voordeel € 68.000. Daarnaast is er een voordeel van € 68.000 bij de inactieven, hier staat ook een lagere onttrekking tegenover.

Reserve organisatie-ontwikkelingen, nadeel € 68.000.
Lagere lasten inactieven dus lagere onttrekking, zie hiervoor.

Saldo financieringsfunctie, nadeel € 91.000
Hogere ontvangen rente € 38.000. Dit betreft rente over uitgestelde verkopen. Nadeel van € 129.000 bij de toegerekende rente. Het betreft hier een nadeel, maar bij de programma’s is het een voordeel. Het heeft dus geen resultaatconsequentie.

Organisatorische kostenplaatsen en OWO-kostenplaatsen, voordeel € 288.000

• Voor de herinrichting gebiedsteam is het budget ad € 60.000 niet uitgegeven. Er wordt verdere uitvoering aan de doorontwikkeling GBT en de huisvesting gegeven in 2022.Dit betekent ook een lagere onttrekking van de reserve sociaal domein.
• Voor een aantal specifieke zaken zoals de taskforce bouwen en wonen en subsidie-onderzoek, accommodatiebeleid zijn budgetten beschikbaar die worden gedekt door een bijdrage uit de algemene reserve. Hier zijn de lasten € 174.000 lager. Dit betekent ook een lagere onttrekking uit de reserve.
• Verder is er per saldo een nadeel van € 22.000 bij de organisatorische kostenplaatsen. Voor 2021 is er een cao-verplichting van € 269.000 opgenomen als gevolg van de afgesloten cao gemeenten. Bij de overige personeelsgerelateerde uitgaven, zoals vorming en opleiding en reis- en verblijfskosten is er een voordeel van € 39.000.
• Bij de OWO-kostenplaatsen is er een voordeel van € 23.000. Ook hier is de cao-verplichting opgenomen ter hoogte van € 74.000 per saldo.

Reserve sociaal domein, nadeel € 60.000
Het budget voor de herinrichting is niet uitgegeven, dus lagere onttrekking. Zie hiervoor.

Algemene reserve, nadeel € 174.000
Zie hierboven bij organisatorische kostenplaatsen.

Belastingen en Wet WOZ, voordeel € 26.000
Bij de forensenbelasting is er een lagere opbrengst van € 6.000 en bij de precariobelasting is er een hogere opbrengst van € 32.000. 2021 is het laatste jaar dat precariobelasting wordt geheven.

Deelnemingen/dividend, voordeel € 82.000
Dit betreft het ontvangen dividend over het jaar 2020. De aandeelhouders van Afvalsturing Friesland hebben besloten over te gaan tot het uitkeren van aanvullend dividend.

Algemene uitkering, voordeel € 351.000
Verrekening algemene uitkering eerdere jaren, voordeel € 10.000. De gevolgen van de september- en de decembercirculaire 2021 zijn niet verwerkt in de begroting, voordeel totaal € 611.000. En daarnaast is er een nadelig verschil van € 270.000 als gevolg van de gehanteerde maatstaven. Dit is een gevolg van dat het Rijk aanpassingen in gewicht en aantallen bij de decembercirculaire pas in het jaar daaropvolgend via de betaalspecificatie verrekend.

Nagekomen/buitengewone posten, voordeel € 130.000
Een extern bedrijf heeft, in owo-verband, de administratie op boekingsregelsniveau doorgelopen op het juiste gebruik van de compensabele btw-codes. Dit gaat dus niet over specifieke casussen, maar over de algehele administratie. Hier gaat het over de periode 2016 tot en met 2018. De constatering is dat er nog recht is op € 130.000.

Kapitaalreserve, nadeel € 145.000
Er is besloten dat een aantal investeringen gedekt worden via reserves. Op basis van de voorschriften en de financiële verordening moeten nu bepaalde investeringen worden geactiveerd. Na gereedkoming van de investering wordt begonnen met afschrijven. Op dat moment wordt de dekking uit de specifieke reserve overgeboekt naar de kapitaalreserve, hier wordt dan de afschrijving gedekt. In 2021 is begonnen met het afschrijven van de investering Biosintrum. De gereserveerde € 1 miljoen uit de algemene reserve is overgeboekt naar de kapitaalreserve. Ook is € 240.000 uit de algemene reserve overgeboekt naar de kapitaalreserve voor de sportvoorziening Waskemeer.

Reserve ambitiefonds
De reserve ambitiefonds wordt opgeheven conform het besluit van de raad bij de heroverwegingen 2022. Het resterende saldo van € 1.137.000 is overgebracht naar de algemene reserve. 

Corona, voordeel € 1.405.000

• Algemeen bestuur, verkiezingen: er zijn extra kosten (€ 76.000) gemaakt voor de Tweede kamerverkiezingen. Vanuit het Rijk is er een compensatie beschikbaar gesteld bij de Corona-middelen. De overschrijding wordt dan ook daar uit gedekt.
• Advies en ondersteuning, communicatie: Er is een nadeel van € 32.000 bij de advertentiekosten (gemeentenieuws). En bij bedrijfsvoering is er een nadeel van € 4.000.
• Organisatorische kostenplaatsen, personeel: er is voor € 122.000 ingehuurd ten laste van de corona-middelen.
• Bouwen en wonen, overige leges: Er is minder leges (€ 8.000) voor horeca en evenementen ontvangen als gevolg van de coronacrisis.
• Huisvesting: door de coronacrisis zijn er bij een aantal posten lagere lasten. Bijvoorbeeld bij bureaukosten (€ 21.000), porti (€ 23.000) en schoonmaakkosten (€ 40.000).
• Organisatorische kostenplaatsen, hier is de ontvangen rijksbijdrage voor de uitvoering van de TOZO-regeling verantwoord ad € 60.000.
• Nog te bestemmen posten, voordeel € 1.823.000. Dit betreft de budgetten voor de corona-compensatie die in de begroting 2021 zijn vermeld. Dit bestaat uit: bestemming resultaat 2020 € 836.000, jaarbedrag 2021 uit de september- en decembercirculaire 2020 € 619.000 en de meicirculaire 2021 € 368.000. De bestemming resultaat 2020 is in 2021 niet onttrokken, omdat we weer nieuwe coronamiddelen hebben ontvangen, en blijft daardoor beschikbaar voor 2022. Dit zorgt voor een nadeel in de algemene reserve van € 836.000.
• Algemene uitkering, voordeel € 516.000. De coronacompensatie uit de september- en decembercirculaire 2021 zijn niet verwerkt in de begroting.